Protection des données


En s'inscrivant à l'application Web Media Creator de la société Optiswiss AG, le client accepte par le biais d'une case à cocher les conditions générales d'utilisation d'Optiswiss Media Creator annexées au contrat initial. Ces dispositions relatives à la protection des données font partie intégrante du contrat.

En s'enregistrant, le client fournit des données personnelles à Optiswiss AG.
Les données suivantes sont obligatoires, à défaut Optiswiss AG ne sera pas en mesure de répondre à votre demande d'inscription à la plateforme : civilités, nom et prénom, adresse postale complète, adresse e-mail. Le client peut fournir de son plein gré d'autres données telles que les numéros de télé-phone et les modalités de règlement.
Ces données sont utilisées par Optiswiss AG en tant que responsable de traitement dans le cadre du suivi de la relation client, et font l'objet des divers traitements ayant pour finalités :

  • La gestion des contrats conclus avec les clients,
  • Le suivi de la relation client,
  • Les actions de promotion commerciale, etc.

Ces traitements sont fondés sur les bases légales suivantes :

  • Pour la gestion des contrats conclus avec les clients (création du compte, commandes, livrai-sons, etc.), sur l'exécution d'un contrat (art. 6.1 b) RGPD et art. 31 LPD)
  • Pour le suivi de la relation client, les actions de promotion commerciale, etc., sur l'intérêt légi-time (art. 6.1 f) RGPD et art. 31 LPD).

Ces informations sont à destination exclusive des services habilités d'Optiswiss AG et seront conser-vées pendant 10 (dix) ans.
Pour la mise en place du service, le client transmet via la plateforme Media Creator des données néces-saires pour établir les différents produits proposés par Media Creator (données clients, photos, textes, magazines, e-mails, etc.).
Pour réaliser les services proposés par Media Creator, Optiswiss AG agit en tant que sous-traitant et utilise uniquement les données aux fins pour lesquelles elles sont communiquées à la plate-forme (emai-ling, impressions individuelles, etc.). Les tiers n'ont accès aux données que dans la mesure où cela est nécessaire à la fourniture des services proposés par Media Creator et utilisés par le client (par ex. pres-tataire de services, imprimerie, etc.).
Dans ce cadre, Optiswiss AG s'engage à mettre en œuvre les garanties suffisantes relatives aux me-sures techniques et organisationnelles appropriées, de manière que le traitement réponde aux exigences prévues par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la Loi fédérale suisse sur la protection des données entrée en application le 1er septembre 2023 (LPD), con-formément aux clauses décrites dans l'engagement de sous-traitance annexé aux présentes. Optiswiss AG fait appel à des sous-traitants ultérieurs pour l'exercice du service de la plateforme, il communique au sous-traitant en cause les données nécessaires à l'accomplissement du service et reste totalement garant et responsable vis-à-vis du client de l'ensemble des prestations et obligations à sa charge.
Par ailleurs, les sous-traitants ultérieurs qui ont connaissance des données, sont également tenus de ne pas les stocker, ni de les divulguer et de les traiter selon les règles du RGPD, et de ne les

utiliser qu'aux fins auxquelles elles sont destinées, conformément aux dispositions de l'article 28 RGPD et l'art. 9 LPD.

Les données ne seront pas communiquées à d'autres tiers. Afin d'empêcher tout accès non autorisé par des tiers aux données personnelles transmises, le processus de commande est crypté à l'aide de la technologie SSL.

Lorsque l'utilisateur consulte la plateforme, des informations du navigateur sont transmises et automati-quement enregistrées dans les « Server-Log-Files » et/ou dans ceux des hébergeurs d'Optiswiss AG. Pour ce qui concerne ces données, une Politique de protection de données est disponible sur le site Internet de la Plateforme.

Toutes les données individuelles utilisées dans les outils Media Creator sont cryptées et stockées sur des serveurs protégés en Europe (Pays-Bas). Le centre de données est certifié selon les normes ac-tuelles de gestion des services et de la sécurité (ISO 20000-1:2011, ISO 27001). Media Creator n'a pas le droit d'utiliser ces données sous quelque forme que ce soit ou de les transmettre à des tiers. Les seules exceptions à cette règle sont les demandes du partenaire pour la transformation ultérieure en produits imprimés ou en mesures de marketing en ligne et les demandes d'assistance du partenaire pour la créa-tion de ces médias.

Les données seront conservées le temps de la relation commerciale, puis pendant un délai de 10 (dix) ans en archivage intermédiaire à de fins probatoires. Les données sont ensuite effacées ou anonymi-sées conformément aux dispositions légales.

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel et la Loi fédérale sur la protection des données du 25 septembre 2020, la personne concernée dispose du droit de demander, à OPTISWISS AG, l'accès aux données à caractère personnel lui concernant, la rec-tification ou l'effacement de celles-ci ou une limitation du traitement de ses données personnelles et du droit à la portabilité.
Pour des motifs tenant à sa situation particulière, la personne concernée peut également s'opposer au traitement des données lui concernant lorsque la base légale du traitement est l'intérêt légitime.

OPTISWISS est doté d'un Délégué à la Protection des Données que toute personne concernée peut contacter.
Pour exercer ses droits, la personne concernée peut s'adresser à OPTISWISS AG :

Dans le cadre de ces demandes, nous prions la personne concernée de justifier de son identité par tous moyens.
Si la personne concernée estime, après nous avoir contacté, que ses droits sur ses données person-nelles ne sont pas respectés, elle peut adresser une réclamation à l'Autorité de contrôle de son lieu de résidence (Suisse: PFPDT – France : CNIL – Allemagne : BFDI).

Pour plus d'informations, notre politique de protection des données est accessible sur notre site inter-net : https://www.optiswiss.com/fr/protection-des-donnees.php

Annexe : Déclaration de sous-traitance RGPD (art.28 du RGPD et art. 9 LPD)
Le présent document vise à répondre aux exigences de l'article 28 du Règlement général sur la protec-tion des données (RGPD) relatif à la sous-traitance en matière de protection des données et de l'art. 9 de la Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD), entrée en application le 1er sep-tembre 2023.
À ce titre, il s'applique dans le cas où Optiswiss AG traite des données à caractère personnel pour le compte et sur les instructions du client dans le cadre des prestations et produits proposés par la plate-forme Media Creator.

Qualification des parties

Au sens du RGPD et pour la bonne application de la présente déclaration, le client est qualifié de res-ponsable de traitement et Optiswiss AG agit en qualité de sous-traitant.

Portée

Le présent document est considéré comme un document à valeur contractuelle qui s'impose à Optis-wiss AG sans qu'il soit besoin d'être signé entre les parties.

Identification du traitement

Les éléments d'identification du ou des traitements de données couverts par la présente déclaration sont ceux découlant des prestations et produits proposés dans le cadre de Media Creator.
A ce titre, les catégories de données collectées sont celles transmises via la plateforme.
Le client garantit disposer de tous les droits nécessaires pour permettre à Optiswiss AG de traiter les données.
Optiswiss AG ne traite les données à caractère personnel que dans le respect des instructions écrites et documentées communiquées par le client.
Les instructions documentées sont communiquées à Optiswiss AG par écrit, via la plateforme.
Optiswiss AG est tenu, en application du RGPD et de la LPD, d'informer immédiatement le client si l'une des instructions constitue une violation de la présente politique ou d'une disposition applicable en ma-tière de protection des données.

Confidentialité renforcée

Optiswiss AG s'engage à respecter une obligation de confidentialité s'agissant des données communi-quées par le client et, à ce titre, Optiswiss sensibilise son personnel à la protection des données à ca-ractère personnel.

Obligation de sécurité

Optiswiss AG met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées de façon à lutter contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d'une autre manière ou contre l'accès non autorisé à de telles don-nées, de manière accidentelle ou illicite.
Si Optiswiss AG identifie une violation de sécurité susceptible d'avoir une incidence sur les données, il s'engage à mettre en œuvre les mesures appropriées pour remédier aux conséquences de la violation le plus rapidement possible et à communiquer au client tous les éléments nécessaires afin qu'il puisse, le cas échéant, procéder à une notification auprès de l'autorité compétente et communiquer auprès des personnes concernées le cas échéant.

Sous-traitance ultérieure

Le client autorise Optiswiss AG à avoir recours à des sous-traitants ultérieurs. Dans une telle hypothèse, Optiswiss AG garantit avoir vérifié que le sous-traitant ultérieur agit lui-même en conformité avec la rè-glementation applicable en matière de protection des données.

Flux transfrontières

Les données traitées ne font l'objet d'aucun flux en dehors de l'Union Européenne.

Assistance du client

Optiswiss AG fournit aide et assistance au client, dans le cadre de l'attribution de cette aide sur les données personnelles et dans les hypothèses suivantes :

  • s'agissant des mesures à accomplir afin de répondre aux demandes d'exercice de leurs droits formu-lés par les personnes concernées, étant précisé que Optiswiss AG n'est pas pour autant chargé de leur répondre directement, sauf demande expresse de la part du client ;
  • s'agissant de la mise en œuvre d'une analyse d'impact dans l'hypothèse où un traitement que le client met en œuvre serait susceptible de présenter un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées ;
  • s'agissant de la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de nature à satisfaire aux obligations de protection et de sécurisation des données fournies par le client en propo-sant les solutions, services et techniques que Optiswiss AG estime appropriées.

Durée

Les données à caractère personnel traitées au titre des présentes sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis en archivage intermédiaire pendant 10 (dix) ans à de fins probatoires. Au-delà de ces durées, les données seront supprimées, ainsi que toutes les copies existantes.

Audit

Conformément à l'article 28.3 h), Optiswiss met à disposition du client toutes les informations néces-saires pour démontrer le respect des obligations prévues au présent article et pour permettre la réalisa-tion d'audits par le client ou un autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits.

Responsabilité

Conformément à l'article 82 du RGPD, la responsabilité de Optiswiss AG en qualité de sous-traitant n'est susceptible d'être engagée que dans les hypothèses limitatives suivantes:

  • Optiswiss AG n'a pas respecté les obligations qui lui incombent spécifiquement en tant que sous-traitant telles que prévues par la présente déclaration ou par la règlementation applicable ; ou
  • Optiswiss AG a agi en-dehors des instructions documentées du client ; ou
  • Optiswiss AG a agi contrairement aux instructions documentées du client.

Révision

En cas d'évolution réglementaire ou de recommandations de l'autorité compétente, Optiswiss AG se réserve le droit de modifier la présente politique, étant précisé que toute nouvelle version de la politique sera notifiée au client avant son entrée en application.

Dernière actualisation : septembre 2023